Organizar as diferentes etapas do trabalho faz parte de todos os manuais de eficiência e ocupa um espaço importante na metodologia enxuta (lean), que busca otimizar o valor entregue ao cliente. Combinada aos princípios do lean, o sistema 5S classifica, organiza, limpa, padroniza e mantém a cultura que busca a excelência na melhoria diária.
O 5S é uma metodologia central da lean manufacturing, a chamada manufatura enxuta, e foi implementada pela primeira vez no Sistema de Produção da Toyota (TPS) na década de 1960. De lá para cá, o 5S ganhou o mundo e tem sido aplicado para maximizar a eficiência, eliminar o desperdício, melhorar o flow e reduzir o número de processos ao mínimo necessário. No final, o resultado é um ambiente de trabalho limpo e organizado.
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A seguir, vamos explicar melhor o conceito de 5S, como surgiu, como é aplicado nas empresas e um passo a passo para implementar no seu negócio.
5S é uma metodologia focada na organização do local de trabalho com o objetivo de otimizar a eficiência e a produtividade – eliminando desperdícios, melhorando a segurança e aprimorando a eficiência operacional. A metodologia teve origem no Japão e está intimamente associada ao Sistema Toyota de Produção (TPS).
A metodologia 5S foi popularizada por empresas japonesas como parte de suas iniciativas de manufatura enxuta, que incluem ainda conceitos como Kaizen, Kanban e Poka Yoke, entre outros. Embora suas raízes estejam na produção industrial, os princípios do 5S têm sido aplicados com sucesso em vários setores e indústrias para melhorar a eficiência, a segurança e a organização geral do local de trabalho.
O sistema 5S não só ajuda a reduzir o tempo que não agrega valor, mas também melhora a produtividade e a qualidade. O 5S oferece uma estrutura para organizar e manter um local de trabalho limpo, organizado e eficiente.
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O nome 5S vem de cinco palavras japonesas, cada uma começando com "S", para definir etapas fundamentais na jornada rumo à excelência no local de trabalho. Os cinco “S”s significam:
Isso envolve separar os itens necessários dos desnecessários e remover todos os itens que estão ocupando espaço, mas não têm uma função na execução do trabalho. O objetivo é manter apenas os itens essenciais na área de trabalho, eliminando a desordem e simplificando os processos.
Depois de remover os itens desnecessários, a próxima etapa é organizar os itens restantes de maneira lógica e eficiente. Tudo deve ter um lugar designado e as ferramentas ou os materiais devem ser organizados de forma a minimizar a perda de tempo procurando por eles.
Essa etapa envolve a limpeza completa da área de trabalho, dos equipamentos e das ferramentas para manter um ambiente de trabalho seguro e agradável. A limpeza regular ajuda a identificar possíveis problemas, como vazamentos, mau funcionamento ou riscos à segurança, permitindo a resolução imediata.
A padronização implica o estabelecimento de procedimentos e protocolos consistentes para manter os três primeiros “S”s (Sort, Set in order, Shine). Isso garante que as melhorias feitas durante a implementação inicial do 5S sejam mantidas ao longo do tempo. Os processos padronizados ajudam a evitar o retrocesso para a desorganização e a ineficiência.
O “S” final foca na criação de uma cultura de melhoria contínua e disciplina dentro da companhia. Envolve o treinamento de funcionários, a implementação de ferramentas de gestão visual e a promoção de uma mentalidade de dono (ownership mindset) e responsabilidade pela manutenção dos princípios dos 5S. A manutenção dos ganhos exige monitoramento, feedback e refinamento contínuos das práticas de 5S.
Nos últimos anos, um sexto “S” foi adicionado a essa abordagem para incluir a segurança.
A metodologia 5S surgiu no Japão como um aprimoramento do Sistema Toyota de Produção (TPS), que foi desenvolvido por Taiichi Ohno, Eiji Toyoda e outros engenheiros industriais japoneses entre 1948 e 1975. No redesenho, que contou com a contribuição de Sakichi Toyoda (fundador da Toyota, considerado o “pai da revolução industrial japonesa”), o TPS evoluiu e foi batizado como 5S.
A metodologia 5S carrega os ensinamentos e contribuições de diversas pessoas.
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Manter seu espaço de trabalho organizado e limpo tem a ver com um conceito enraizado na cultura japonesa e que está presente no design minimalista, na decoração esparsa das casas tradicionais, no cumprimento e exatidão das rotinas diárias. Organização e limpeza são vistos como pilares da “serenidade”.
Partindo da ideia de que apenas o necessário tem lugar, é mais fácil se concentrar e entrar no “flow” do trabalho.
O conceito de “Ma” é um bom ponto de partida: o uso intencional do espaço que valoriza o vazio tanto quanto a plenitude. O resultado visual é um ambiente mais cuidadoso e calmo.
Ao organizar uma casa, por exemplo, o "Ma" incentiva:
No caso do 5S, o método traz como resultado:
A metodologia 5S oferece uma abordagem estruturada para a organização do local de trabalho e a melhoria contínua, permitindo que as empresas alcancem níveis mais altos de eficiência, qualidade e segurança em vários setores e ambientes. Os benefícios da aplicação da metodologia 5S incluem:
Listamos a seguir os setores que podem se beneficiar da aplicação do 5S:
Ao implementar o conceito 5S como parte da Metodologia Lean, é essencial fazer perguntas críticas em cada estágio para garantir a implementação eficaz e a melhoria contínua. Aqui estão as perguntas que devem acompanhar a implementação de cada etapa da metodologia 5S:
1. Classificar (Seiri)
Quais itens são necessários para as operações atuais?
Quais itens são desnecessários ou redundantes?
Com que frequência os itens são usados?
Há algum risco de segurança associado aos itens que estão sendo classificados?
Podemos reduzir os níveis de estoque sem afetar a produtividade?
2. Organizar / Colocar em ordem (Seiton)
Qual é o layout mais eficiente para o espaço de trabalho?
Como podemos organizar os itens para minimizar o desperdício de movimento e otimizar o fluxo de trabalho?
Há algum gargalo ou obstáculo no layout atual?
Como podemos comunicar visualmente os locais designados para os itens?
Que soluções de armazenamento são necessárias para manter a ordem e a acessibilidade?
3. Dar Brilho (Seiso)
Quais são os padrões de limpeza para o espaço de trabalho?
Com que frequência a limpeza deve ser feita?
Há algum risco de segurança ou problema de manutenção que precise ser abordado durante a limpeza?
Como podemos envolver os funcionários na manutenção de um espaço de trabalho limpo e organizado?
Que indicadores visuais podem ser usados para monitorar os níveis de limpeza?
4. Padronizar (Seiketsu)
Quais são os procedimentos padrão para Classificar, Colocar em Ordem e Dar Brilho?
Como podemos garantir a implementação consistente desses procedimentos?
Que treinamento é necessário para instruir os funcionários sobre os procedimentos padronizados?
Como vamos monitorar a conformidade com os padrões estabelecidos?
Com que frequência os procedimentos devem ser revisados e atualizados?
5. Sustentar (Shitsuke)
Como podemos promover uma cultura de melhoria contínua e propriedade?
Que treinamento e suporte são necessários para manter as práticas de 5S?
Como reconheceremos e recompensaremos os funcionários por manterem os padrões de 5S?
Que mecanismos serão implementados para incentivar o envolvimento e a participação dos funcionários?
Como vamos medir a eficácia de longo prazo da implementação do 5S?
Aqui trazemos um guia passo a passo para uma empresa implementar o conceito 5S, que faz parte da Metodologia Lean. Seguindo essas etapas e reforçando regularmente os princípios do sistema 5S, é possível obter melhorias sustentáveis na organização e na eficiência do local de trabalho, o que vai impactar positivamente a qualidade, a segurança e a satisfação dos colaboradores.
Confira a seguir o passo a passo do 5S:
Objetivo: Eliminar itens desnecessários e manter apenas o que é essencial.
Resultado:
Objetivo: Organizar os itens essenciais para facilitar o acesso e a eficiência.
Resultado:
Objetivo: Limpar e manter um espaço de trabalho seguro e organizado.
Resultado:
Objetivo: Estabelecer procedimentos consistentes para manter os três primeiros "S"s (Seiri, Seiton, Seiso).
Resultado:
Objetivo: Desenvolver uma cultura de melhoria contínua e de propriedade (ownership), em que os colaboradores se sentem responsáveis.
Resultado:
Desde o seu surgimento e popularização, o método 5S foi adotado por empresas de diferentes segmentos para resolver problemas comuns, como ineficiências, desperdício, riscos à segurança e problemas de qualidade. Ao adotar os princípios de Classificar, Colocar em Ordem, Dar Brilho, Padronizar e Sustentar, essas empresas obtiveram melhorias significativas em produtividade, segurança, qualidade e na maneira com que os colaboradores se sentem em relação a seu trabalho e à empresa.
Veja a seguir exemplos de empresas que adotaram o sistema 5S e os problemas que resolveram, juntamente com os resultados obtidos:
Toyota Motor Corporation
A Toyota é uma das pioneiras em manufatura enxuta e é conhecida por sua implementação do sistema 5S. Ao implementar o 5S, a Toyota resolveu vários problemas, como ineficiências nos processos de produção, desperdício de tempo e recursos devido a espaços de trabalho desorganizados e inconsistências na qualidade. Como resultado, a Toyota obteve melhorias significativas na produtividade, na segurança e na qualidade dos produtos. A empresa também registrou redução nos prazos de entrega e aumento do moral dos funcionários devido a ambientes de trabalho mais limpos e organizados.
Boeing
A Boeing, gigante do setor aeroespacial, utilizou o sistema 5S para melhorar a eficiência e a segurança em suas fábricas. Antes de implementar o 5S, a Boeing enfrentava desafios como a má administração de estoques, o mau posicionamento de ferramentas e riscos à segurança devido à desorganização das áreas de trabalho. Ao implementar os princípios do 5S, a Boeing padronizou seus processos, reduziu o desperdício e melhorou a segurança no local de trabalho. Isso resultou em fluxos de produção simplificados, tempos de resposta mais rápidos e maior qualidade do produto.
General Electric (GE)
A GE é outro exemplo de empresa que implementou com sucesso o sistema 5S em suas várias divisões. Antes de adotar o 5S, a GE enfrentava problemas como tempo de inatividade dos equipamentos devido a práticas de manutenção ruins, dificuldade de localizar ferramentas e materiais e variabilidade nos processos de fluxo de trabalho. Com a metodologia 5S, a GE conseguiu eliminar o desperdício, melhorar a confiabilidade dos equipamentos e aumentar a eficiência operacional geral. Isso levou à redução dos custos de produção, ao aumento do rendimento e ao maior envolvimento dos funcionários.
Nestlé
A Nestlé, uma empresa global de alimentos e bebidas, implementou o sistema 5S em suas instalações de fabricação para otimizar os processos e garantir os padrões de segurança alimentar. Antes da implementação do 5S, a Nestlé enfrentava desafios como riscos de contaminação cruzada, manuseio ineficiente de materiais e dificuldades para manter os padrões de limpeza. Ao adotar os princípios do 5S, a Nestlé padronizou as práticas de trabalho, estabeleceu controles visuais claros e melhorou os procedimentos de saneamento. Isso resultou no aumento da qualidade do produto, na conformidade com os requisitos regulatórios e na redução dos custos operacionais.
